Elemente eines starken Firmenreiseprogramms

Um Ihr Reisebudget optimal zu nutzen, ist es wichtig, die Nutzung Ihres Programms so gut wie möglich zu planen. Es reicht nicht aus, Reisenden zu sagen, dass sie den niedrigsten logischen Flugpreis wählen sollen. Hier sind die Elemente, die bei der Planung oder Bewertung Ihres Reiseprogramms berücksichtigt werden sollten.

  1. Reiserichtlinien

Eine gut geschriebene und verbreitete Reiserichtlinie ist die Grundlage jedes guten Reiseprogramms, und ich bin immer wieder erstaunt, dass so viele Unternehmen eine so veraltete und schlecht konzipierte Reiserichtlinie haben, wenn sie überhaupt eine haben. Es ist nicht schwer, eine gut geschriebene Richtlinie zu finden. Man kann ganz einfach online gefunden werden. Es bleibt nur, dass es entsprechend der Unternehmenskultur aufbereitet und im Unternehmen so verbreitet wird, dass jeder es versteht und sich bereit erklärt, es zu befolgen. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, dass jeder eine Kopie der Reiserichtlinie unterschreibt, um sicherzustellen, dass sie von allen Mitarbeitern des Unternehmens gelesen, verstanden und besessen wird. Ich schlage vor, dass jeder im Unternehmen eine Kopie der Reiserichtlinie unterschreibt, unabhängig davon, ob er reist oder nicht. Sie können später die Position im Unternehmen wechseln und müssen reisen. Eine Reiserichtlinie muss nicht lang oder komplex sein. Einige der besten Reiserichtlinien, die ich je gesehen habe, waren nur wenige Seiten lang.

  1. Zentralisiertes Reisen intern und extern

Viele Unternehmen zentralisieren ihr Reiseprogramm nicht und zahlen den Preis für den Verlust von Kostensenkungsmöglichkeiten und internen Effizienzsteigerungen. Viele Unternehmen, die das Reisen nicht zentralisieren, befürchten, dass Reisende etwas tun müssen, was sie möglicherweise nicht tun möchten, und befürchten, dass die Zentralisierung des Reisens die Einstellung eines Travel Managers erfordert. Beides können berechtigte Bedenken sein, müssen es aber in den meisten Fällen nicht. Indem Sie von Reisenden verlangen, zentral zu buchen, verlieren Sie nicht unbedingt an Flexibilität. Sie können Reisen zentralisieren und gleichzeitig Reisenden erlauben, selbst zu buchen, entweder bei einem Reisebüro Ihrer Wahl oder online über einen Anbieter, mit dem Sie zusammenarbeiten und dem Sie vertrauen einen einzigen Ansprechpartner für Reiseangelegenheiten intern und extern zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen weniger als 1 Million US-Dollar für Flugreisen ausgibt, benötigen Sie wahrscheinlich keinen Vollzeit-Reisemanager. In diesen Fällen kann die Reiseaufsicht der Finanzabteilung, der Personalabteilung oder sogar einem Assistenten auf Führungsebene übertragen werden. Sehen Sie sich hier die Vorteile an, die sich durch die Zentralisierung des Reisens ergeben.

Wenn Sie Reisen mit einer einzigen Agentur zentralisieren, profitieren Sie in vielerlei Hinsicht. Sie haben einen einzigen Ansprechpartner für Probleme, während Reisende unterwegs sind, und Sie haben einen Ansprechpartner für alle Ihre Reisebedürfnisse. Damit entfällt das Problem, einen Reisebericht aus mehreren Quellen zusammenzufassen. Indem Sie Reisen zusammenbringen, profitieren Sie erheblich von Skaleneffekten. Wenn Sie die Gesamtreisen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Standorten messen können, können Sie von Reiseanbietern mehr für Ihr Geld bekommen. Auf diese Weise können Sie mehr von den Soft-Dollar-Programmen der Fluggesellschaften profitieren, d. h. mehr kostenlose Tickets und Upgrades, einen höheren prozentualen Rabatt von unserer bevorzugten Fluggesellschaft und bessere ausgehandelte Preise für Ihre Hotel- und Autoverträge. Auch Ihre Fulfillment-Kosten sinken, da Ihr Reisebüro seine Gebühren oft für ein höheres Gesamtreisevolumen reduziert.

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